Negli ultimi anni il modo di lavorare è cambiato profondamente: la pandemia ha portato alla diffusione del lavoro ibrido e remoto e oggi sono in tanti coloro che apprezzano la libertà di non doversi recare in ufficio ogni giorno e di poter scegliere quando vedere i propri colleghi.
Le nuove modalità di lavoro hanno però aumentato in maniera spropositata il numero di meeting giornalieri: secondo una ricerca di Microsoft, a maggio 2023 i dipendenti affermavano di avere tre volte più meeting alla settimana rispetto a febbraio 2020, segnando un aumento del 192%.
Il report riporta inoltre che, in media, un lavoratore spende circa il 25% della sua giornata lavorativa in meeting su Teams, il che si traduce in una spesa globale di miliardi di ore alla settimana passate in call.
Se è vero che buona parte di questi meeting potrebbe essere ridotta o addirittura eliminata, è altrettanto vero che, con le nuove modalità di lavoro, l'aumento del numero di call è inevitabile. Il problema è che spesso gli incontri "obbligati" si rivelano inefficienti a causa di tecnologie non adatte, sia nelle postazioni personali che nelle sale meeting.
In uno studio condotto in collaborazione con la London School of Economics' Behavioural Lab, Jabra ha cercato di scoprire quali sono gli impatti psicologici che ha la tecnologia di uso comune durante i meeting e come influisce sulla produttività, ma anche sulle relazioni interpersonali, sul coinvolgimento dei dipendenti e sul loro benessere.
Dal report emerge che, in generale, i lavoratori chiedono flessibilità e libertà di scegliere quando recarsi in ufficio, senza avere un numero minimo di giorni di presenza. Le interazioni faccia a faccia, però, rimangono comunque le preferite dai dipendenti, soprattutto a livello di coinvolgimento (56%), ma anche per la maggiore chiarezza delle interazioni (30%) e una maggiore fiducia nei colleghi (16%).
Resta il fatto che ogni team di lavoro deve considerare la realtà del cambiamento culturale e fare in modo che i meeting siano coinvolgenti sia per le persone in stanza che per quelle da remoto.
L'importanza di usare strumenti professionali per la comunicazione
Quando si è passati al lavoro remoto, alcune compagnie (non tutte) hanno fornito ai dipendenti cuffie e in pochi casi anche webcam per poter partecipare ai meeting. Nella maggior parte dei casi, però, questa strumentazione era inadatta: Jabra riporta che del 91% dei dipendenti che usano piattaforme di meeting online come Teams o Zoom, solo il 30% ha accesso a strumentazione professionale.
La tecnologia impatta notevolmente la qualità degli incontri: lo studio riporta che, avendo accesso a strumentazione professionale Jabra, i dipendenti hanno percepito un aumento del 47% della qualità delle proposte dei partecipanti, un aumento del 35% dell'espressività e un 27% della chiarezza di utilizzo della tecnologia.
Usare tecnologie professionali nelle sale riunioni serve a permettere a chiunque di far parte della conversazione, dando modo anche ai partecipanti da remoto di sapere con esattezza chi sta parlando e concentrarsi sulle sue espressioni.
"Se ci si trova in una situazione in cui è possibile sfruttare al meglio gli stimoli in arrivo, si ha il vantaggio di sentirsi parte di ciò che sta accadendo e di aumentare la fiducia nella qualità delle informazioni che si ricevono" ha affermato il dottor Simon Noyce, British Chartered Psychologist, Principal Investigator del report. "In definitiva, ci stiamo muovendo per cercare di facilitare il modo in cui le persone interagiscono in modo significativo a un livello che si avvicini a quello del faccia a faccia".
Anche i lavoratori da remoto hanno percepito un miglioramento della qualità dei meeting: solitamente meno coinvolti, grazie alle tecnologie più avanzate hanno notato un significativo aumento della fiducia da parte degli altri partecipanti.
Anche coloro che invece partecipavano ai meeting hanno riconosciuto un maggior coinvolgimento dei collaboratori da remoto: nel dettaglio, si è registrato un 32% in più di espressività e un 25% in più nella qualità degli input condivisi. Ciò ha portato a un aumento del coinvolgimento dei lavoratori da remoto dell'84% rispetto a coloro che utilizzavano l'hardware built-in del laptop ed headset entry-level.
La tecnologia aumenta la fiducia nei colleghi
Alla base di un buon ambiente di lavoro e della produttività c'è la fiducia nei colleghi e nei manager. Questo è un aspetto fondamentale per abilitare nuove opportunità di business, ma per chi lavora da remoto è più difficile creare legami di valore.
I meeting di persona e quelli ibridi sono molto diversi tra loro ed è importante rendersi conto di questa differenza per fare in modo che tutti, a prescindere da dove si trovino, possano percepire gli stessi stimoli non-verbali e processarli per rafforzare le relazioni con gli altri.
Usando strumentazione video professionale, Jabra riporta un incremento del 22% nel livello di fiducia verso i colleghi da remoto rispetto a quando utilizzano sistemi audio e video built-in; similmente, coloro che non sono in ufficio individuano un aumento del 18% della fiducia nei loro colleghi in presenza quando anche loro usano tecnologie collaborative di alta qualità.
"Penso che il vantaggio della tecnologia che sta emergendo ora sia che sembra fornire una posizione paritaria a tutti i membri della riunione. Quando pensiamo al benessere mentale, molto di ciò che apprezziamo è la connessione con altre persone. Qualsiasi tecnologia che aiuti a colmare questo divario in un ambiente remoto deve essere vantaggiosa" afferma Noyce.
Obbligare i dipendenti a tornare in ufficio non è la soluzione per migliorare le relazioni e aumentare la produttività: i lavoratori vogliono mantenere un certo grado di flessibilità, e per non pesare sul business è necessario dotarli di strumentazione adeguata per comunicare coi colleghi, ovunque essi si trovino.
