Three Link Solutions ha reso disponibile ExpenseGuard sul Workday Marketplace, introducendo per i clienti Workday uno strumento dedicato al controllo delle note spese. L’app estende le funzionalità native di gestione delle spese di Workday Financial Management e individua automaticamente anomalie e possibili rischi nell’intera organizzazione. L’obiettivo operativo è consentire ai team finanziari e di audit di concentrare il proprio tempo sui rendiconti più critici e sulle eccezioni effettive, limitando le verifiche manuali indiscriminate.
Il sistema segnala le transazioni che richiedono attenzione e le inserisce in un flusso di revisione pensato per accompagnare gli addetti fino alla risoluzione. Al posto di sottoporre ogni richiesta allo stesso livello di controllo, ExpenseGuard permette quindi di orientare le verifiche in base al rischio rilevato. Secondo quanto dichiarato dall’azienda, questo approccio può ridurre i cicli di revisione manuale e migliorare accuratezza e affidabilità nel processo di approvazione delle spese.
La componente di analisi è affiancata da dashboard attraverso le quali i responsabili possono approfondire il rischio per tipologia di spesa, reparto o singolo individuo. La possibilità di passare da una vista generale al dettaglio rende più immediata l’individuazione di schemi anomali e delle aree sulle quali intervenire. Per le funzioni finance e audit, il valore risiede soprattutto nella capacità di trasformare una segnalazione in un’attività gestibile all’interno di un percorso strutturato, senza separare l’analisi dalla successiva verifica.
ExpenseGuard affronta un’area particolarmente esposta: l’appropriazione indebita di beni aziendali, indicata come la forma più comune di frode sul luogo di lavoro. In questa categoria rientrano gli schemi legati ai rimborsi, comprese le spese presentate in modo scorretto, gonfiate o interamente fittizie. Anche la richiesta di rimborsi multipli per la stessa uscita può sottrarre risorse all’impresa quando processi e strumenti di controllo non sono adeguati.
Il problema non dipende soltanto dalla capacità di riconoscere una singola voce sospetta. Più della metà delle frodi aziendali si verifica in presenza di controlli interni mancanti oppure quando tali controlli vengono aggirati. In questo quadro, l’automazione delle segnalazioni non sostituisce il giudizio dei revisori, ma crea una selezione preliminare delle operazioni sulle quali concentrare l’attenzione. La combinazione tra identificazione delle anomalie, analisi per dimensione organizzativa e gestione delle eccezioni punta così a rafforzare l’applicazione concreta dei controlli interni.
La distribuzione attraverso il marketplace consente ai clienti di estendere i controlli sulle spese all’interno della piattaforma che già utilizzano. Il Workday Marketplace raccoglie infatti soluzioni sviluppate sia da Workday sia dai suoi partner, offrendo un punto di accesso comune alle applicazioni complementari. ExpenseGuard si inserisce in questo modello come estensione dei processi esistenti, evitando di presentarsi come un ambiente autonomo e scollegato dalla gestione finanziaria aziendale.
Three Link Solutions opera come Workday Services Partner e Innovation Partner, sviluppando applicazioni Built on Workday, soluzioni tecnologiche, strumenti di AI pratica e servizi di consulenza lungo l’intero ciclo di vita della piattaforma. L’azienda propone modelli di distribuzione flessibili, dashboard e workflow preconfigurati, dalla pianificazione all’ottimizzazione successiva alla messa in produzione. Con oltre 400 clienti negli Stati Uniti e in Canada, punta con ExpenseGuard a rendere il controllo delle spese più selettivo: meno tempo sulle operazioni ordinarie e maggiore attenzione sulle transazioni che presentano segnali di rischio.