Confido ha lanciato una piattaforma di intelligenza artificiale per automatizzare la gestione delle richieste di rimborso e delle deduzioni commerciali dei produttori del foodservice. L’azienda, la cui tecnologia è utilizzata da oltre 250 aziende di beni di largo consumo e produttori, riunisce abbinamento degli incassi, controllo delle deduzioni e gestione delle promozioni commerciali. L’obiettivo è recuperare somme richieste più volte e ricostruire chi acquista i prodotti lungo un canale intermediato da distributori, GPO e FSMC.
Il punto di partenza sono i billback, le richieste di rimborso commerciale, e le fatture relative ai rebate. Questi documenti identificano l’operatore finale e registrano prodotti acquistati, sede, distributore e tariffa applicata. Dati che spesso rimangono dispersi fra portali, caselle di posta e fogli di calcolo, utilizzati soprattutto per le verifiche contabili. Brianna Chou, responsabile del prodotto foodservice di Confido, descrive una separazione operativa: la finanza cerca pagamenti eccessivi, mentre le vendite ricostruiscono gli acquisti attraverso rapporti dei distributori, informazioni dei broker e dati di terzi.
La piattaforma acquisisce distinte di pagamento e documentazione di supporto dai portali dei principali distributori, fra cui US Foods, Sysco, Gordon, PFG e DOT Foods, oltre che dalla posta elettronica e dai flussi EDI. Ogni richiesta viene scomposta nelle singole righe, associando ciascuna a un operatore, una sede, un distributore e un articolo identificati in modo coerente. I nomi degli operatori e i codici prodotto dei distributori vengono mappati una volta e riutilizzati nelle richieste successive; possono essere elaborati anche i documenti storici.
Il passaggio successivo è il controllo rispetto al contratto applicabile. Le righe valide vengono registrate nel sistema ERP, mentre quelle che presentano incongruenze vengono trattenute, con una motivazione esplicita, prima di raggiungere il conto economico. Il controllo opera quindi sul dettaglio della transazione: una fattura può contenere componenti corrette e altre da contestare. Per l’impresa, questa granularità permette di collegare la verifica amministrativa alle condizioni commerciali effettivamente concordate, mantenendo insieme il documento ricevuto e il riferimento contrattuale.
Una delle anomalie affrontate è il doppio rimborso sullo stesso volume di prodotto. Può accadere che un distributore deduca un’agevolazione prevista da un accordo diretto e che, successivamente, una GPO o una FSMC fatturi un rebate sul medesimo volume. Se le richieste vengono gestite da gruppi diversi, entrambe possono essere pagate. Confido cerca la sovrapposizione confrontando lo stesso operatore, articolo e mese quando compaiono sotto due accordi differenti: sono questi gli elementi che consentono di riconoscere la duplicazione.
Quando individua una sovrapposizione, il sistema la segnala prima del pagamento. I gruppi amministrativi possono così escludere la quota duplicata, pagare quella valida e inviare una contestazione parziale accompagnata da entrambi i documenti di supporto. Nel processo descritto dall’azienda, il recupero passa dall’audit annuale a un’attività ordinaria di cash application, cioè di abbinamento e gestione degli incassi. La verifica entra nel flusso operativo mentre la richiesta viene lavorata, riducendo la dipendenza da un controllo successivo.
Le stesse righe alimentano una vista sugli acquisti degli operatori, accessibile sia alle vendite sia alla finanza. Il sistema ricostruisce quali clienti e sedi hanno acquistato, attraverso quali distributori e ridistributori e nell’ambito di quali programmi commerciali. I clienti appartenenti a catene vengono collegati alle singole sedi. Rispetto ai dati di terzi, la differenza indicata da Confido è il legame diretto con i volumi del marchio e con le somme che quest’ultimo ha effettivamente pagato.
Nello stesso ambiente trovano posto i contratti commerciali con distributori, GPO, FSMC e operatori diretti, insieme alle condizioni, agli operatori ammessi e ai documenti firmati. Finanza e vendite possono quindi lavorare sugli stessi riferimenti per pagare e pianificare. Ogni ciclo di richieste arricchisce lo storico degli operatori e aiuta a valutare la spesa dei programmi. L’azienda punta a usare queste evidenze anche nella definizione degli accordi successivi, limitando le sovrapposizioni che generano nuove richieste duplicate.